こんにちは。Enjoy IT Life管理人の仁科(@nishina555)です。
副業をしていたり個人事業主として活動していたりする人であれば交通費を経費として計上できます。
しかし、交通費は買い物のように毎回レシートがもらえるわけではないので、意識して管理をしないと抜け漏れが発生します。
交通費の管理をおこたれば、その分だけ経費計上できなくなります。
どうせならしっかりと交通費を管理し、賢く節税をしていきたいですよね。
そこで今回は抜け漏れなく交通費を管理するためにぼくが実践している方法について紹介をします。
目次
券売機で交通系ICカードの利用履歴を印字する
PASMOやSuicaをはじめとする交通系ICカードの利用履歴は券売機で印字することができます。
例えばぼくが使っているPASMOの場合ですと、券売機に『ご利用明細表示・印字』という項目があるので、それを選択すると利用履歴を印字できます。手順の詳細はPASMO『履歴の確認』で紹介されています。
PASMOでは、直近20件の履歴が表示・印字されます。1
実際に手に入れた利用明細です↓
PASMO以外の各種交通系ICカードも券売機を利用して利用履歴を印字することが可能だと思います。
利用履歴を印字することで交通費を抜け漏れなく管理することができます。
ExcelやGoogleスプレッドシートを活用して交通費を計算する
印字された交通系ICカードの利用履歴をもとに、交通費を旅費交通費として経費計上します。
しかし、利用履歴をみるとわかるように、金額部分は実際にかかった交通費ではなく、ICカードの残金が表示されています。
交通費を算出するには残金の差分から計算することになるのですが、いちいち計算をするのは時間がかかります。
そこでオススメなのが、ExcelやGoogleスプレッドシートなどの表計算ソフトを利用する方法です。
印字された内容を表計算ソフトに打ち込み、金額の差分を計算すれば交通費が自動で算出できます。
しかし、ぼくのメインPCがMacということもあり（PaSoRiはMacに対応していない）、PaSoRiを利用した方法については省略します。
経費として管理をする
ここまでで交通系ICカードの交通費を計算することができたので、次は経費として管理する方法を紹介します。
ここでは『出金伝票を利用する方法』と『データで管理する方法』の2つの方法を紹介します。
出金伝票を利用する方法
出金伝票は領収書（レシート）が発行されないものを経費として処理する際に利用するものです。
交通費の場合、例えば以下のように記載します。↓
なお、交通費を出金伝票に記載する際の注意点などは以下の記事で紹介しています。
記載した出金伝票は封筒などに入れ、経費としてまとめておくとよいでしょう。
ぼくは月単位で経費のレシートなどをまとめる封筒を用意しています。
出金伝票に加え、印字した利用履歴もあわせて入れておくとより丁寧でしょう。↓
また、出金伝票に転載が完了したら該当する利用履歴の部分にチェックマークをつけておくことで抜け漏れや二重計上を防げます。
データで管理する方法
交通費を経費として管理する場合、出金伝票を記載する方法が一般的ですが、Excelなどで管理しても別に問題があるわけではなさそうです。
ぼくはこちらの方法を利用して交通費を管理しています。
データで管理する際の項目ですが、出金伝票の項目をそのまま使ってもいいのですが、ぼくはMFクラウド『シンプル②_交通費申請書テンプレート』で紹介されている以下の項目を利用しています。
- 利用日
- 交通機関
- 利用区間
- 目的・事由
- 利用金額
まとめ
以上で交通費を抜け漏れなく管理するための方法の紹介を終わります。
交通費はレシートがもらえないので、確定申告の時期にまとめて経費計上しようとすると抜け漏れが発生しがちです。
ですので、交通費は定期的に計算・管理するようにしましょう。印字できる利用履歴の上限数は決まっているため、最低限、利用履歴は印字して保存しておきましょう。
また、今回紹介した方法をみてわかるように、プライベート用と事業用の交通費が履歴に混ざっていると、経費計上していいものかイチイチ判別する必要があり、手間がかかります。
ですので、交通系ICカードはプライベート用と事業用で別々に持つことをオススメします。
個人的な話ですが、ぼくは『飛行機を使うときのことを考えてANAカードを1枚は持っておきたかった』『東京メトロユーザーの自分にとって、東京メトロに乗るたびにメトロポイントがたまるのが魅力的だった』という理由で、ANA To Me CARD(ソラチカカード)を事業用の交通系ICカードとして使っています。
交通費は支払う機会が多い反面、ちゃんと管理をしていないと抜け漏れが発生する経費です。
利用履歴と表計算ソフトを活用して楽に抜け漏れなく交通費を管理しましょう！
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- 一部の鉄道事業者では、直近26週間以内の最新100件までの表示・印字ができます。 ↩
